LOJİSTİK VE TAŞIMACILIK SEKTÖRÜNDE SOFT ÇÖZÜMLERİ
 

Lojistik ve Taşımacılık Sektöründeki kuruluşlar giderek artan iş hacmi, gelişen uluslararası ticaret, hızla şekil değiştiren ve artan müşteri istekleri ile rekabet ve maliyet baskısı gibi nedenlerle uygun Bilgi Teknolojisi (BT) çözümlerini etkin bir şekilde kullanma zorunluluğu ile karşı karşıyadırlar. Tedarik Zinciri Yönetimi alanındaki beklentilerin artması iş süreçlerinin bir bütün olarak yönetilmesini zorunlu kılmaktadır. Lojistik sektöründeki kuruluşların günümüzde esnek, çevik ve yüksek verimlilikte çalışan bir organizasyon ile kaliteli hizmet üretmeleri gerekmektedir.

SOFT tarafından geliştirilmiş olan SOFT Lojistik ve Taşımacılık Yönetimi Uygulaması (SOFTTRANS®), SOFT Finansal Yönetim Uygulaması (SOFTFİNANS) ve SOFT Arayüz Uygulamaları (SOFTARAYÜZ) birlikte entegre olarak kullanıldığında, bir lojistik şirketi için Kurumsal Kaynak Planlaması (Enterprise Resource Planning - ERP) çözümü oluşturmakta ve kuruluşların yukarıda açıklanan gereksinimlerini karşılamayı amaçlamaktadır.

SOFTTRANS® Müşteri İlişkileri Yönetimi Uygulaması, ayrıntılı müşteri, aday müşteri ve pazar bilgileri, pazarlama ve satış aktiviteleri, kampanya yönetimi, satış ve müşteri temsilcileri yönetimi, şikâyet yönetimi, istatistik ve raporlama sisteminden oluşmaktadır. Lojistik iş süreçleri ile entegre olarak çalışan bu uygulama gelişkin özelliklere sahip bir Müşteri İlişkileri Yönetim Sistemi (Customer Relationship Management –CRM) oluşturmaktadır.

Satış ve müşteri temsilcilerinin çalışmaları etkin bir şekilde izlenebilmekte, oluşturulan kurumsal müşteri bilgi bankasından tüm çalışanlar yetkileri doğrultusunda yararlanabilmektedir. Tekliflerin doğru verilmesi ve takibi ile müşteri, temsilci ve rakipler bazında analizler sayesinde yeni müşteri sayısında artış sağlanabilmektedir. Müşteri bazındaki pazarlama, satış ve operasyonel tüm çalışmaların etkin bir şekilde yönetilmesi müşterilerin elde tutulma süresinde artış ve çapraz satış olanakları yaratmaktadır.

SOFTTRANS® lojistik ve taşımacılık operasyonları yönetim uygulamaları, taşımacılık operasyonunun tüm aşamalarına ilişkin bütünleşik bir yazılım çözümüdür. Bu yazılımlar ile kuruluşlar, teklif, rezervasyon, sipariş, talimatlar, evraklar, parasal bilgiler, fatura ve raporlardan oluşan tüm iş sürecini yürütebilmektedirler. Beklenen ve fiili maliyet takibi; dosya, yük, km, müşteri, ülke, güzergâh bazında kar/zarar hesaplarının yapılması mümkün olmaktadır. Bu kapsamda Nakliye Komisyoncuları (Freight Forwarder); Yurtiçi ve Yurtdışı Taşıyıcı Firmalar; Acente, Broker, Hat İşletmecileri, Konteyner Taşımacılığı ve Depoculuğu yapanlar ve Armatörler, RO-RO İşletmecileri ile Antrepo ve Depo İşletmecileri için geliştirilmiş uygulamalar bulunmaktadır.

Taşıma ve lojistik iş süreçlerinin her aşamasına ilişkin maliyetlerin izlenebilmesini sağlayan olanaklar ile sefer, yakıt, sürücü giderlerinin kontrol altına alınması mümkün olmaktadır. Sürücülerin performansı ölçülebilir olmakta; farklı güzergâhlar, araç tipleri ile taşıma biçimleri ve tipleri arasında doğru tercih yapılmasını sağlayacak analizler yapılabilmektedir. Acenteler ve tedarikçilerin performansları izlenebilmektedir.

SOFTTRANS® lojistik ve taşımacılık operasyonları yönetim uygulamalarının SOFTFİNANS Ambar, Satınalma, Satış ve Stok Yönetimi uygulamaları ile birlikte entegre olarak kullanılması ile Tedarik Zinciri Yönetim Sistemi (Supply Chain Management – SCM) oluşturulabilmektedir.

İş süreçlerinin bir bütün olarak yönetilebilmesini sağlayan entegre yapı sayesinde Lojistik Dış Kaynak (Outsource) projelerinin alınması, yönetilmesi, iş akışının izlenebilmesi, her aşamada ilgili firmaların bilgilendirilmesi kolaylıkla sağlanabilmektedir. Lojistik iş sürecinde yer alan müşteri, üretici, tedarikçi, dağıtıcı, acente ve diğer kurumların bilgi sistemleri ile Elektronik Veri Değişimi (Electronic Data Interchange – EDI) yolu ile entegrasyon sağlanabilmektedir.

Lojistik iş süreçlerine ilişkin her türlü doküman kolaylıkla uygulamalara eklenebilmekte; gerektiği yer ve zamanda hatasız ve hızlı bir şeklide üretilebilmektedir. Dışarıdan gelen her türlü doküman da iş süreçleri ile ilişkilendirilebilmektedir. Tüm şirket için ortak doküman arşivi kullanılması sağlanarak, müşteri, sefer, tarih, doküman tipi, iş süreci ve benzeri bazlarda her türlü yazışmaya anında ulaşılabilmektedir. Kâğıt karmaşasına son verilerek hızlı ve hatasız bir çalışma ortamı sağlanabilmektedir.

SOFTTRANS® proje yönetimi uygulamaları ile taşımacılık operasyonları yönetimi uygulamaları uygun bir şekilde birlikte kullanıldıklarında Proje Yönetim Sistemi (Project Management System – PMS) gerçekleştirilebilmekte, uzun süreli sözleşmelerle gerçekleştirilen büyük çaplı taşıma projelerinin yönetilebilmesi sağlanmaktadır.

SOFTFİNANS Bakım Yönetimi, Servis Yönetimi, Lastik Yönetimi, Satınalma Yönetimi ve Stok Kontrol Uygulamalarının birlikte kullanılması ile oluşturulan Bakım Yönetim Sistemi (Maintenance Management System – MMS) sayesinde şirket varlıklarının kesintisiz çalışması, bakım ve onarım maliyetlerinin kontrol altına alınması mümkün olmaktadır.

Genel Muhasebe, Bütçe, Cari Hesap, Banka Hesap, Çek ve Senet ve Sabit Kıymet Yönetimi Uygulamalarının birlikte kullanılması ile de bir Finansal Yönetim Sistemi (FMS) yapısı oluşturulmaktadır. Alacak ve borçların doğru ve etkin bir şekilde yönetilmesi, müşteri risklerinin ve finansman kayıplarının kontrol altına alınması, gelir ve giderlerin bütçelenerek izlenmesi gerçekleştirilebilmektedir.

SOFTFİNANS İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi (Human Resources Management - HRM), kadro, sicil, bordro, bordro muhasebesi, eğitim yönetimi, performans yönetimi, kariyer planlama ve gemi adamları yönetimi modülleri ile orta ve büyük çaplı şirketlerin insan kaynakları ile ilgili tüm gereksinimlerini karşılayabilecek yapıdadır.

SOFTARAYÜZ Uygulamaları, bir lojistik şirketinin müşteriler, tedarikçiler, acenteler, gümrükler ve bankalar ile entegrasyonunu sağlayan Elektronik Veri Değişimi (Electronik Data Interchange – EDI) modülleri ile SOFTTRANS® ve SOFTFİNANS Yazılımlarına Web ortamında sipariş girişi, yük ve sipariş durum sorgulama, yük sorgulama, hesap ekstresi sorgulama gibi işlevleri sağlayan Extranet Uygulamalarından oluşmaktadır.

Tüm SOFT Yazılımlarına entegre olan MS Exchange Server Sistem Entegrasyonu, SMTP Mail/Fax Entegrasyonu, Faxmaker Sistem Entegrasyonu modülleri ile her türlü evrakın e-posta veya faks olarak gönderilmesi mümkün olmaktadır. Uydu Sistemi ve Traxon Entegrasyonu gibi modüller ile araç ve yüklere ilişkin konum ve durum bilgileri hızlı ve doğru bir şekilde ilgili modüllere işlenmektedir.

Radyo Frekanslı (RF) el terminalleri için arayüz modülleri, Ambar Yönetimi, İhracat Deposu ve Antrepo Yönetimi Uygulamaları ile birlikte çalışarak malzeme hareketleri ve yükleme işlemlerinin gerçek zamanlı olarak izlenmesini sağlamaktadırlar. Barkod ve RFID teknolojileri kullanılarak lojistik iş süreçleri boyunca işlemler hatasız ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir.

Birbiri ile entegre edilebilen tüm bu uygulamalar, mükerrer veri girişi ve işleri ortadan kaldırmakta, kurumsal bir veri tabanı üzerinde etkin, hızlı, hatasız, yönetilebilir, izlenebilir ve raporlanabilir bir çalışma ortamı gerçekleştirilebilmektedir. Doğru bilgiye kısa sürede ulaşmak, müşterilere zamanında ve doğru bilgi iletmek mümkün olmaktadır. Esnek ve çevik altyapı sayesinde sürekli değişen ve artan müşteri istek ve beklentilerinin karşılanması, kaliteli bir hizmet ile müşteri memnuniyetinin arttırılması sağlanmaktadır.

Tüm işlemler için kullanıcı bazında yetkiler tanımlanabilmekte, hareket günlükleri (Log) tutulmaktadır. Bazı işlemlerin otomatik yürütülmesini sağlayan sistem robotu ve uyarı mekanizmaları ile etkin bir sistem yönetimi yapılabilmektedir. Sipariş aşamasından başlayarak sistemde oluşturulan kayıtlar sayesinde, geriye doğru izleme, belgeleme, şikâyet yönetimi gibi ISO 9000 Kalite Sistemi oluşturmak için gerekli olan tüm işlevler SOFT yazılımları içinde sağlanmaktadır.

Şirket, şube, bölüm, operasyon grubu gibi hiyerarşik yapıda kar merkezleri tanımlayarak, haftalık, aylık, dönemsel ve yıllık olarak, miktarsal ve tutarsal ciro hedefleri ile karlılık hedefleri vermek ve şirket performansını sürekli olarak izlemek mümkün olmaktadır. Şirket ve kullanıcı bazında düzenlenebilen raporlama ve analiz olanakları ile de stratejik planlama için gerekli bilgilere kolaylıkla ulaşılabilmektedir.